آپ کا ڈسٹری بیوشن بزنس دو لیجرز پر چلتا ہے۔ ایک رجسٹر بک صرف ایک ہی سنبھال سکتی ہے۔
ایک میڈیکل سپلائی ہول سیلر کا تصور کریں۔ ہر صبح فیکٹریوں سے دستانوں، سرنجوں، اور آئی وی سیٹس کے کارٹن آتے ہیں۔ ہر دوپہر وہی اسٹاک فارمیسیز اور چھوٹے ہسپتالوں کو واپس جاتا ہے۔ کچھ کیش پر خریدا اور بیچا جاتا ہے۔ زیادہ تر کریڈٹ پر۔
یہی ایک جملہ پورا مسئلہ ہے۔ دو منی ٹریلز، مخالف سمتوں میں چلتے ہوئے، دونوں روز بدلتے ہوئے، اور دونوں عام طور پر ایک رجسٹر بک یا "اگلے ہفتے اس دکان سے وصول کرنا ہے" والے واٹس ایپ ریمائنڈر میں ٹریک ہوتے ہیں۔
دو لیجرز، ایک دکان
ایک ڈسٹری بیوشن بزنس اپنے سپلائرز کا پیسہ دینا ہوتا ہے۔ ساتھ ہی، اس کے کسٹمرز اس کا پیسہ دینا ہوتے ہیں۔ یہ ایک جیسا لیجر نہیں ہے۔ وہ فارمیسی جو آپ کا پچھلے ہفتے کا آرڈر ابھی تک دینا ہے، اس کا اس فیکٹری سے کوئی تعلق نہیں جس کا آپ اس ہفتے کا اسٹاک دینا ہیں، سوائے اس کے کہ دونوں نمبر ایک ہی وقت میں آپ کے ذہن میں، یا ایک نوٹ بک میں، رہتے ہیں۔
سپلائر سائیڈ پر ایک ڈیو ڈیٹ مس کریں اور آپ اپنی کریڈٹ لائن کھو دیتے ہیں۔ کسٹمر سائیڈ پر ایک کلیکشن مس کریں اور وہ پیسہ کبھی واپس نہیں آتا۔ کاغذ پر دونوں لیجرز چلانے والا بزنس ایک انسان کی یادداشت پر بھروسہ کر رہا ہوتا ہے کہ وہ دونوں الگ بیلنس شیٹس روز، ہمیشہ کے لیے، درست رکھے۔
وہ حصہ جو کبھی شکایت بن کر نظر نہیں آتا
یہاں وہ چیز ہے جو اسے مہنگا بناتی ہے بغیر کبھی نظر آئے۔ کوئی کال کر کے شکایت نہیں کرتا کہ آپ کا اسٹاک ریکارڈ غلط ہے۔ ایک فارمیسی غصے میں ای میل نہیں بھیجتی کہ آپ بھول گئے کہ وہ پچھلے مہینے کا پیسہ ابھی بھی دینا ہے۔ وہ محض پیسہ نہیں دیتی جب تک آپ پوچھیں، اور اگر آپ کبھی نہ پوچھیں، تو وہ کبھی نہیں دیتی۔
وہی خاموشی اسٹاک کے ساتھ بھی ہوتی ہے۔ جب خریداری، فروخت، اور واپسی ہاتھ سے الگ الگ صفحات پر لکھی جاتی ہیں، تو شیلف پر اصل کارٹن کاؤنٹ رجسٹر کے نمبر سے دور ہوتی چلی جاتی ہے۔ کسی کو پتا نہیں چلتا جب تک کوئی کسٹمر چالیس یونٹس آرڈر نہ کرے اور وہاں صرف بارہ ہی موجود ہوں۔ تب تک سیل پہلے ہی پرامس ہو چکی ہوتی ہے۔
اس میں سے کچھ بھی کسی ایک دن بڑا مسئلہ نہیں لگتا۔ یہ ایک سلو لیک کی طرح ہے: ایک پیمنٹ جو تین ہفتے لیٹ آئے، ایک کسٹمر بیلنس جو کبھی چیز نہیں ہوا، ایک ری آرڈر جس اسٹاک کے لیے پلیس ہوا جو پچھلے منگل ہی ختم ہو چکا تھا۔ سال بھر میں جمع کریں تو یہ اصل پیسہ ہے، کوئی راؤنڈنگ ایرر نہیں۔
ایک آرڈر مینجمنٹ سسٹم اصل میں کیا بدلتا ہے
او ایم ایس کوئی بہتر نوٹ بک نہیں ہے۔ یہ ایک شیئرڈ ریکارڈ آف ٹروتھ ہے جسے ہر اسکرین پڑھتی ہے، اسی لیے کچھ بھی دو بار انٹر نہیں ہوتا اور کسی بھی چیز کا انحصار کسی کے صحیح یاد رکھنے پر نہیں ہوتا۔
اسٹاک گیس کرنا بند ہو جاتا ہے۔ ہر خریداری اور ہر فروخت ایک ہی ٹرانزیکشن میں وہی اسٹاک کاؤنٹ اپڈیٹ کرتی ہے۔ کوئی نمبر ہاتھ سے ایڈٹ نہیں کرتا۔ اگر ایک آرڈر اسٹاک سے زیادہ بیچے گا، تو سسٹم اسے ہونے سے پہلے ہی روک دیتا ہے، کسٹمر کے مایوس ہونے کے بعد نہیں۔
دونوں لیجرز خود بخود چلتے ہیں۔ سپلائرز سے کریڈٹ خریداری ایک ڈیو ڈیٹ کیری کرتی ہے اور پیمنٹ اوڈ کی طرح دکھتی ہے۔ کسٹمرز کو کریڈٹ سیلز ایک ڈیو ڈیٹ کیری کرتی ہیں اور کلیکشن اوڈ کی طرح دکھتی ہیں۔ پارشل پیمنٹس ریئل ٹائم میں بیلنس اپڈیٹ کرتی ہیں، اسی لیے انوائس ہمیشہ صحیح طرح پیڈ، پارشل، یا ان پیڈ مارک ہوتی ہے، یادداشت سے گیس نہیں ہوتی۔
کچھ بھی کسی کے نوٹس کرنے کا انتظار نہیں کرتا۔ ایک ڈیش بورڈ دکھاتا ہے کہ کیا اوورڈیو ہے اور کیا آنے والا ہے، اہمیت کے حساب سے رینکڈ، اسی لیے بزنس صحیح دن صحیح پیمنٹ کے پیچھے جاتا ہے، ایک مہینہ لیٹ پتا چلنے کے بجائے۔
کسٹمر کو اپنا ویو ملتا ہے۔ "میرا کتنا باقی ہے" پوچھنے کے لیے کال کرنے کے بجائے، ایک کسٹمر اپنے پورٹل میں لاگ ان کر کے ہر انوائس، ہر پیمنٹ، اور اپنا رننگ بیلنس دیکھ لیتا ہے، اور انوائس خود پرنٹ یا سیو کر سکتا ہے۔ صرف اسی سے ایک چھوٹے ڈسٹری بیوشن بزنس کی ویکلی فون کالز کا بڑا حصہ ختم ہو جاتا ہے۔
یہی ہم نے حذیفہ ٹریڈرز کے لیے بنایا
ہم نے یہ سسٹم حذیفہ ٹریڈرز کے لیے بنایا، ایک میڈیکل سپلائی ڈسٹری بیوٹر جو فیکٹریوں سے خریدتا اور فارمیسیز اور ہسپتالوں کو بیچتا ہے، بالکل اوپر بتائی گئی شکل میں: ایک ایڈمن پینل جو پروڈکٹس، سپلائرز، کسٹمرز، ملٹی آئٹم پرچیزز اور سیلز، پارشل پیمنٹس، اور ایجنگ اور ٹرینڈ چارٹس والا لائیو ڈیش بورڈ سنبھالتا ہے، ساتھ ہی ایک کسٹمر پورٹل جہاں ہر بزنس صرف اپنی انوائسز اور بیلنس دیکھتا ہے، اور ایک پبلک سائٹ جہاں کسٹمرز کیٹلاگ براؤز کر کے لاگ ان کرتے ہیں۔
ہر اسٹاک چینج ایک ڈیٹا بیس ٹرانزیکشن کے اندر ہوتا ہے، اسی لیے دو اسٹاف ممبرز ایک وقت میں آرڈر انٹر کر رہے ہوں تو کاؤنٹ کبھی بھی ڈی سنک نہیں ہو سکتا۔ ہر سیل ایک اصل، پرنٹ ریڈی انوائس میں کھلتی ہے۔ سسٹم میں کچھ بھی دو بار ہاتھ سے ٹائپ نہیں ہوتا۔ یہ نیکسٹ جے ایس، پوسٹگریس کیو ایل، اور رول بیسڈ آتھ پر چلتا ہے، لیکن استعمال کرنے والے کے لیے یہ معنی نہیں رکھتا۔ جو معنی رکھتا ہے وہ یہ ہے کہ ڈیش بورڈ جو بتا رہا ہے وہ ابھی، اسی وقت، سچ ہے۔
اگر آپ کا بزنس ابھی بھی دو نوٹ بکس پر چل رہا ہے
ہول سیل اور ڈسٹری بیوشن بزنسز کو جنرک سافٹ ویئر کی ضرورت نہیں۔ انہیں ضرورت ہے کہ دونوں لیجرز اور اسٹاک کاؤنٹ آپس میں خودکار طور پر، روز، میچ کریں، چاہے وہ میڈیکل سپلائیز ہوں، ہارڈ ویئر، گروسریز، یا کچھ بھی جو سپلائر کے ٹرک سے کسٹمر کی شیلف تک کریڈٹ پر جاتا ہے۔
اگر یہ آپ کے بزنس جیسا لگتا ہے، تو رابطہ کریں اور ہم آپ کو دکھائیں گے کہ آپ کے اصل خریداری، فروخت، اور واجبات کے گرد بنا ہوا سسٹم کیسا لگتا ہے، کوئی جنرک ٹیمپلیٹ نہیں جو اصل ہونے کا دعویٰ کر رہا ہو۔
